Persediaan
Inventory Management Adalah: Arti, Contoh dan Cara Mengelolanya
Pahami inventory management, bedanya dengan stock opname, contoh titik pemesanan ulang dan langkah pengelolaan stok toko atau kafe.
Inventory management adalah proses merencanakan, mencatat dan mengendalikan persediaan sejak barang diterima sampai dijual, digunakan atau dikeluarkan. Tujuannya adalah mengetahui stok yang tersedia, kapan perlu membeli lagi dan apa yang menyebabkan perubahan jumlah barang.
Di toko retail, persediaan dapat berupa produk yang langsung dijual. Di kafe, persediaan juga mencakup biji kopi, susu, sirup dan kemasan. Pencatatannya perlu mengikuti satuan dan alur pemakaian yang benar. Jumlah stok dalam sistem hanya berguna jika aktivitas fisik ikut dicatat.
Bedanya dengan pencatatan stok dan stock opname
| Pekerjaan | Tujuan | Contoh |
|---|---|---|
| Pencatatan stok | Merekam perubahan jumlah. | Mencatat penerimaan 20 bungkus kopi. |
| Stock opname | Menghitung barang fisik dan mencocokkannya dengan catatan. | Memeriksa apakah 15 bungkus dalam sistem benar-benar tersedia. |
| Inventory management | Mengatur keseluruhan proses persediaan dan pembelian. | Menentukan jumlah pesanan berikutnya berdasarkan penjualan dan waktu pengiriman. |
Pengertian umum ini sejalan dengan penjelasan IBM tentang inventory management, yang mencakup visibilitas persediaan serta keputusan pemesanan dan penyimpanan.
Mulai dari data barang yang rapi
Tetapkan satu kode untuk setiap produk atau bahan. Pisahkan varian yang memang perlu dihitung sendiri, seperti ukuran atau kemasan. Tentukan satuan dasar dan konversinya sebelum memasukkan stok awal.
Misalnya, satu karton berisi 12 botol. Jika pembelian dicatat dalam karton dan penjualan dalam botol, hubungan kedua satuan harus jelas. Tanpa itu, pembelian satu karton dapat terbaca sebagai satu botol atau membuat jumlah menjadi terlalu besar.
- Catat kode, nama, kategori, satuan dan lokasi penyimpanan.
- Simpan data pemasok serta perkiraan waktu pengiriman.
- Hitung stok awal secara fisik sebelum mulai memakai pencatatan baru.
- Tentukan siapa yang boleh menerima barang, memindahkan stok dan menyetujui penyesuaian.
Catat setiap pergerakan, bukan hanya penjualan
Barang berubah jumlah karena pembelian, penjualan, pemakaian bahan, retur, transfer dan kerusakan. Penggunaan untuk sampel atau kebutuhan internal juga perlu dicatat. Jika satu jenis aktivitas terlewat, angka dalam sistem dapat berbeda dari rak atau gudang.
Untuk menu kafe, hubungkan produk dengan resep dan satuan bahan yang sesuai. Perubahan ukuran minuman atau tambahan susu dapat mengubah pemakaian bahan. Periksa hasil pengaturan dengan transaksi contoh sebelum menjadikannya dasar pembelian.
Lihat fitur stok dan pembelian ReBill serta contoh alur restoran dan kafe. Pengaturan produk, resep dan prosedur penerimaan menentukan bagaimana catatan persediaan dapat digunakan.
Pilih cara rotasi barang yang sesuai
FIFO atau first in, first out mendahulukan barang yang lebih dulu masuk. FEFO atau first expired, first out mendahulukan barang dengan tanggal kedaluwarsa terdekat. FEFO dapat lebih sesuai ketika urutan kedatangan dan tanggal kedaluwarsa berbeda.
Label rak, penempatan barang dan pemeriksaan staf tetap diperlukan. Cara rotasi fisik ini tidak otomatis sama dengan metode penilaian biaya persediaan dalam pembukuan. Jangan menganggap semua sistem POS mengatur FIFO atau FEFO secara otomatis; konfirmasikan kemampuan dan prosedurnya saat memilih sistem.
Tentukan kapan perlu memesan lagi
Titik pemesanan ulang membantu tim mengambil keputusan sebelum barang habis. Sebagai pendekatan awal, gunakan perkiraan kebutuhan selama waktu tunggu pengiriman ditambah stok pengaman. Tinjau kembali angka tersebut ketika penjualan atau pengiriman berubah.
Contoh ilustrasi: toko menjual rata-rata empat bungkus kopi per hari. Pengiriman memerlukan tiga hari dan pemilik menyiapkan lima bungkus sebagai cadangan. Titik pemesanan awalnya adalah (4 × 3) + 5 = 17 bungkus. Angka ini perlu disesuaikan dengan variasi penjualan dan keandalan pemasok.
Jangan memakai batas yang sama untuk semua barang. Produk yang cepat rusak perlu dipertimbangkan bersama umur simpan. Produk yang jarang terjual perlu ditinjau agar modal tidak terlalu lama tertahan.
Periksa hasilnya secara berkala
Pilih barang dengan nilai tinggi, pergerakan cepat atau riwayat selisih untuk dihitung lebih sering. Bandingkan jumlah fisik dengan catatan pada waktu yang sama. Saat menemukan perbedaan, periksa transaksi dan dokumen penerimaan sebelum mengubah saldo.
Gunakan panduan menelusuri selisih stok toko untuk langkah pemeriksaan. Penyesuaian stok sebaiknya memiliki alasan dan persetujuan yang jelas. Software membantu pencatatan; software tidak menjamin selisih selalu nol.
Menerapkannya bersama ReBill POS
ReBill menghubungkan penjualan dengan pengelolaan produk, bahan, penghitungan stok dan pembelian. Untuk toko, mulailah dari alur produk dan stok retail. Untuk kafe, gunakan panduan pesanan dan resep coffee shop.
Siapkan contoh produk, satuan, resep dan laporan yang ingin Anda periksa saat demo. Setelah alurnya sesuai, bahas pengaturan dan cakupan langganan ReBill. Persediaan yang lebih tertib dimulai dari proses yang dapat diikuti tim setiap hari.